Cùng với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ và kỹ thuật, các xu hướng quản lý hiện đại dần ra đời, thay thế hàng loạt những phương thức quản lý truyền thống vốn có nhiều bất cập và kém hiệu quả. Việc triển khai quản lý hiện đại theo phương pháp mới là yếu tố quan trọng thúc đẩy doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ, tối ưu năng suất nhân sự cũng như gia tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là 5 phương pháp quản lý hiện đại cho doanh nghiệp SMEs doanh nghiệp có thể tham khảo.
Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives)
Quản lý mục tiêu là phương pháp hàng đầu, được nhiều nhà lãnh đạo lựa chọn khi tìm hiểu sâu về chủ đề “quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?”. Phương pháp này thiết lập các mục đích, mục tiêu cốt lõi hoặc kết quả dự kiến để lựa chọn đường lối, kế hoạch hành động và đưa ra quyết định. Với doanh nghiệp nhỏ, điều này giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng nắm được mục tiêu, vai trò của bản thân với sự phát triển của công ty, qua đó gia tăng khả năng đạt được mục tiêu của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
Phương pháp quản lý theo mục tiêu gồm 4 giai đoạn, cụ thể là:
- Giai đoạn chuẩn bị: Nhân viên được làm quen với các mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Giai đoạn lập kế hoạch mục tiêu: Yêu cầu xác minh rõ ràng các mục tiêu và thiết lập trách nhiệm cũng như vai trò của mỗi cá nhân trong việc hoàn thành mục tiêu chung
- Giai đoạn thực hiện: Triển khai thực hiện quản lý trên diện rộng nhằm nhanh chóng đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra
- Giai đoạn đánh giá kết quả và áp dụng hệ thống khen thưởng hoặc xử phạt: Nhằm giảm thiểu tối đa thời gian kiểm soát, thống kê nhiệm vụ để đánh giá hiệu quả hơn. Từ các mục tiêu đã đề ra ban đầu, tiến hành đối chiếu nhanh chóng, đồng thời có cơ chế thưởng phạt rõ ràng để thúc đẩy nhân sự cố gắng đạt được mục tiêu
Quản lý theo kết quả (Management by Results)
Quản lý theo kết quả (Management by Results) là một phương thức quản lý giúp nhà quản lý xác định các kết quả cần đạt được một cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng và dài hạn, qua đó định hướng tất cả các nỗ lực và hoạt động vào việc hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả, hiệu lực.
Phương pháp quản lý hiện đại này được áp dụng ở nhiều phạm vi khác nhau (bao gồm cá nhân, bộ phận, đơn vị, tổ chức, quá trình, chương trình và dự án) và ở những cấp độ kết quá khác nhau (đầu ra, kết quả đầu ra, tác động).
Quản lý theo dự án (Management by Projects)
Quản lý theo dự án (Management by Projects) là phương pháp quản lý lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp thành các dự án với những mục tiêu, ngân sách và thời gian cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu cuối cùng của phương pháp quản lý hiện đại này là đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên hiệu quả, theo dõi tiến độ và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
Phương pháp quản lý theo dự án đòi hỏi phải thiết lập cơ cấu tự quản trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết những vấn đề phức tạp, đồng thời loại bỏ những khiếm khuyết nhất định trong phối hợp.
Quản lý theo dự án yêu cầu một người quản lý dự án, một biểu đồ Gantt được thiết lập thứ tự hoạt động gắn với thời gian thực hiện và các nguồn lực tham gia. Việc điều phối dự án ngoài cần kiến thức về mặt quản lý, chuyên môn, khả năng sáng tạo mà còn đòi hỏi tư duy đổi mới, giúp dự án hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Quản lý bằng ngoại lệ (Management by Exception)
Phương pháp quản lý bằng ngoại lệ là phương pháp tiên tiến, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có bề dày lịch sử phát triển. Phương pháp này tận dụng tối đa nguồn dữ liệu quý báu tích lũy trong quá trình công ty hoạt động trước đây, đồng thời kết hợp với việc phân tích xu hướng hiện đại và dự báo tương lai. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức và đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn.
Quản lý bằng ngoại lệ (MBE) là phương án quản lý hiệu quả cao, giúp các CEO tập trung vào vấn đề quan trọng nhất, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên độc lập, chủ động hơn trong công việc. Một số đặc điểm nổi bật của phương pháp này gồm:
- Phân loại rõ ràng các tình huống: Thường liên quan đến việc tách thông tin và quyết định thành hai loại gồm tình huống bình thường (có cơ chế và chức năng giải quyết mặc định) và tình huống ngoại lệ (cần người quản lý cấp trên can thiệp).
- Hệ thống báo cáo tập trung: Yêu cầu một hệ thống liên lạc để lọc thông tin truyền tải đến người quản lý cấp trên, bên cạnh đó, có một kênh thông tin cụ thể để báo cáo vấn đề, tình huống bất thường, đảm bảo dữ liệu được truyền đạt nhanh chóng, chính xác.
- Luồng thông tin hai chiều: Thông tin liên quan đến các bất thường hoặc tình huống ngoại lệ có thể bị hạn chế theo luồng phân cấp hướng lên, trong khi đó, các quy định và quyết định liên quan đến việc điều chỉnh hệ thống theo hướng đi xuống.
- Phân cấp rõ ràng quyền hạn: Mỗi cấp quản lý được phân quyền và trách nhiệm cụ thể.
Điều kiện tiên quyết để áp dụng thành công phương pháp quản lý bằng ngoại lệ là giả định doanh nghiệp đã sở hữu một hệ thống quản lý vững chắc, phân quyền rõ ràng, được hỗ trợ bởi các phần mềm ERP nổi tiếng. Nhờ đó, CEO có thể tập trung vào những quyết định chiến lược mang tính định hướng thay vì phải quản lý từng công việc nhỏ đến lớn.
(Nguồn: BAP Software)
Quản lý bằng ngân sách (Management by Budget)
Quản lý bằng ngân sách (MBB) là một phương pháp quản trị trong đó ban lãnh đạo sử dụng ngân sách làm công cụ để lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát và đánh giá hoạt động của tổ chức. Phương pháp này tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, phân bổ nguồn lực, theo dõi hiệu suất và thực hiện một số thay đổi cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Để thực hiện phương pháp này, tổ chức cần tiến hành xây dựng ngân sách cho từng hoạt động, dự án dựa trên mục tiêu đã được xác định. Sau đó, ban quản lý sẽ phân bổ các nguồn lực tài chính, nhân lực và vật tư cho mỗi phòng ban để thực hiện hoạt động đã được lên kế hoạch. Cuối cùng, nhà quản trị sẽ sử dụng ERP kế toán để theo dõi hiệu suất thực tế so với ngân sách, xác định sai lệch và thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Trên đây là 5 phương pháp quản lý hiện đại dành cho CEO mà chúng tôi muốn chia sẻ đến quý doanh nghiệp. Những phương pháp này không chỉ giúp các nhà lãnh đạo nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra những bước đi chiến lược để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Việc áp dụng linh hoạt và hiệu quả các phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, cải thiện quy trình và đạt được mục tiêu tăng trưởng đáng kinh ngạc trong tương lai.
