Phần mềm ERP tự thiết kế là loại phần mềm quản lý được nghiên cứu và phát triển riêng cho mỗi doanh nghiệp, nhằm giải quyết các bài toán cụ thể trong quá trình vận hành. Hệ thống này hỗ trợ tùy biến, tích hợp hoặc mở rộng các chức năng theo nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc đầu tư vào một hệ thống ERP riêng có thực sự xứng đáng và phù hợp với mọi doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Đánh giá chung về phần mềm quản lý ERP tự thiết kế
Phần mềm ERP tự thiết kế được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù và riêng biệt của doanh nghiệp. Với khả năng tùy biến cao và tích hợp linh hoạt, phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho các đơn vị có yêu cầu cao về quản lý và tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại một số hạn chế mà nhà quản trị cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai.

1.1. Ưu điểm
Với những ưu điểm vượt trội, phần mềm ERP trở thành công cụ lý tưởng đem lại nhiều giá trị quan trọng cho mỗi doanh nghiệp sử dụng. Dưới đây là các ưu điểm nổi bật:
- Tính cá nhân hóa cao: Hệ thống được xây dựng theo đúng quy trình, đặc thù và yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả khi sử dụng phần mềm.
- Tùy biến cao: Phần mềm có khả năng điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với quy trình và đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm thứ 3, giúp doanh nghiệp mở rộng chức năng mà không gặp trở ngại.
- Tối ưu hóa quy trình: Các tính năng trong phần mềm được thiết kế chuyên biệt nhằm cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các quy trình kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối đa hóa giá trị của mỗi công đoạn làm việc.
- Tiết kiệm chi phí dài hạn: Mặc dù cần đầu tư ban đầu để triển khai hệ thống, nhưng về lâu dài, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, bảo trì và nâng cấp. Hệ thống giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh nhờ khả năng tự động hóa và quản lý hiệu quả.
- Khả năng bảo mật tốt: ERP tự thiết kế được trang bị các cơ chế bảo mật tiên tiến như phân quyền truy cập và mã hóa dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp được bảo mật tối đa, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin mật.
1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu thế vượt trội và lợi ích tuyệt vời mà phần mềm ERP tự thiết kế đem lại, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc các nhược điểm sau trước khi đưa ra lựa chọn:
- Chi phí ban đầu cao: Việc phát triển một hệ thống ERP từ đầu đòi hỏi nguồn vốn lớn, bao gồm chi phí phát triển, triển khai, bảo trì và nâng cấp. Đây có thể là rào cản đáng kể với nhiều doanh nghiệp.
- Thời gian triển khai dài: Quá trình xây dựng và tích hợp hệ thống thường mất nhiều thời gian, từ việc phân tích yêu cầu đến phát triển, kiểm thử và đào tạo người dùng. Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
- Yêu cầu nguồn lực lớn: Doanh nghiệp cần có đội ngũ IT giàu kinh nghiệm để phát triển, triển khai và duy trì hệ thống. So với các phần mềm ERP nổi tiếng hiện có trên thị trường, việc tự thiết kế hệ thống ERP riêng đòi hỏi nguồn lực lớn và nhiều thách thức hơn trong việc duy trì đội ngũ chất lượng cao.
2. Doanh nghiệp có nên triển khai phần mềm quản lý ERP tự thiết kế không?
Việc quyết định triển khai phần mềm ERP tự thiết kế phụ thuộc vào thực trạng doanh nghiệp hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Một phần mềm ERP tự thiết kế có thể mang lại lợi ích lớn nếu được xây dựng phù hợp với quy trình, đặc thù ngành nghề và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Lựa chọn ERP tự thiết kế là một quyết định chiến lược đòi hỏi sự cân nhắc về nguồn lực tài chính, nhân sự, và thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và đặc tính công việc của mình. Dưới đây là các đặc điểm của doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý ERP tự thiết kế:
- Quy mô lớn và cấu trúc tổ chức phức tạp: Các doanh nghiệp lớn thường có nhiều bộ phận, quy trình hoạt động đa dạng và phức tạp. Việc sử dụng ERP tự thiết kế giúp tùy biến hệ thống để phù hợp với mọi “ngóc ngách” trong doanh nghiệp, từ đó tăng cường hiệu quả quản lý và điều hành.
- Quy trình kinh doanh độc đáo và liên tục thay đổi: Những doanh nghiệp có quy trình sản xuất hoặc dịch vụ đặc thù, hoặc thường xuyên thay đổi mô hình kinh doanh sẽ rất khó để tìm thấy một phần mềm ERP đóng gói sẵn đáp ứng đầy đủ nhu cầu. ERP tự thiết kế cho phép doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh hệ thống theo những thay đổi này.
- Yêu cầu cao về bảo mật và tùy biến: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, y tế,… thường có yêu cầu rất cao về bảo mật dữ liệu. ERP tự thiết kế giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống bảo mật phù hợp với quy định và đặc thù của ngành.
- Muốn xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất: Các doanh nghiệp có nhiều hệ thống quản lý khác nhau, việc tích hợp chúng lại thành một hệ thống thống nhất là điều cần thiết. ERP tự thiết kế giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng dữ liệu chung, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
- Muốn tối ưu hóa chi phí: Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho ERP tự thiết kế có thể cao hơn, nhưng về lâu dài, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất lao động.
Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian triển khai, chi phí đầu tư ban đầu, và tận dụng các tính năng tiêu chuẩn đã được tối ưu hóa từ nhà cung cấp thì phần mềm ERP đóng gói có khả năng tùy chỉnh module là giải pháp phù hợp nhất hiện nay. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn loại phần mềm này:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Với nguồn lực hạn chế về tài chính và nhân lực, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường khó có thể đầu tư vào một hệ thống ERP tự thiết kế phức tạp và tốn kém. Phần mềm ERP đóng gói cung cấp một giải pháp nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và dễ dàng triển khai hơn.
- Doanh nghiệp có quy trình kinh doanh tương đối ổn định: Nếu doanh nghiệp có quy trình kinh doanh không quá phức tạp và ít thay đổi, phần mềm ERP đóng gói có thể đáp ứng đủ các nhu cầu cơ bản. Việc tùy chỉnh một số module nhỏ sẽ giúp hệ thống phù hợp hơn với đặc thù của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp ưu tiên thời gian triển khai: Nếu doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa hệ thống ERP vào vận hành để nâng cao hiệu quả hoạt động, phần mềm ERP đóng gói là một lựa chọn phù hợp. Thời gian triển khai của phần mềm đóng gói thường ngắn hơn so với ERP tự thiết kế. Điển hình như các phần mềm quản lý SAP, với nhiều năm được tin dùng và tính năng đa dạng, có thể là lựa chọn thay thế đáng cân nhắc nếu những doanh nghiệp không muốn đầu tư quá nhiều vào việc phát triển phần mềm riêng.
Tóm lại, việc triển khai phần mềm quản lý ERP riêng phụ thuộc vào nhu cầu, thực trạng và định hướng phát triển kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ về phần mềm quản lý ERP tự thiết kế và đã có lời giải đáp có nên dùng phần mềm này hay không.